Mag de ING een boete innen/inhouden zonder betaalbewijs?

Wij hebben vanaf eind vorig jaar (2015) samen met een hypotheek adviseur van de ING gezeten en zijn we aan de slag gegaan onze hypotheek samen te stellen voor ons nieuw te bouwen huis. Samen met de adviseur zijn alle documenten opgzocht, doorgenomen etc.
In februari hebben we de hypotheek offerte ondertekend.

Zoals de bank ook wist waren we toen nog op zoek naar een aannemer die de bouw ging doen. Dus het echte passeren van de hypotheek kan pas na een getekende aannemers overeenkomst. Dus het was nog enkel wachten op deze overeenkomst.

Op 11 mei hadden we een getekende aanneemovereenkomst en dit per direct gemaild naar onze nieuwe contactpersoon bij de ING. Want de hypotheek adviseur die ons eerst had geholpen was door reorganisatie al vertrokken binnen de ING. Uiteindelijk moesten we nog wat wachten op de notaris en konden we op 6 juni bij de notaris terecht om de akte te tekenen.

Na het tekenen van de akte waren we blij dat alles rond is en kregen we na een week een welkomstbrief van de ING. Tot dusverre alles in orde.
Maar uiteindelijk toen we via Mijn ING de beschikking kregen over onze hypotheek bleek er 1375 EUR te weinig tot onze beschikking te zijn. Per direct contact opgenomen met onze contactpersoon.
Eerst dacht de contactpersoon dat we misschien de notaris daarmee hadden betaald. Ik gaf aan dat we dit zelf hadden bekostigd. Na nog een paar keer gissen begon er een lampje te branden en gaf de contacpersoon aan dat we te laat waren met passeren van de akte en dat er een boete is aangerekend, dit tot mijn verbazing!

Hoe kan een bank een boete aanrekenen zonder enige betaalbewijs? Ik heb geen rekening, geen factuur, zelf geen handeling gedaan er is per direct geld ingehouden.
Daarnaast vind ik de gang van zaken erg vreemd. Hoe kan het zijn dat ik geen herinnering heb gehad? Waarom heeft de bank niet op 11 mei gezegd, let op je offerte verloopt bijna. Het is dus niet echt een nette manier van zaken doen en dat is nogal zacht uitgedrukt. Ik vraag me dus ook af of ik hier iets mee kan? De bank wil me enkel uit coulantie 500 EUR terug geven, ik vind dat ik recht heb op de gehele 1375 EUR. Het advies kost al geld, vind het raar dat je mensen adviseert voor geld, maar ze dus niet op de hoogte brengt van eventuele boetes.